OFICIO
Definición
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
Características
1. El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
2. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
3. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
4. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
5. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
6. Trata un solo asunto.
7. Se escribe siempre a máquina.
8. Se extiende en original y duplicado.
Estructura
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy breve mente.
7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas
8.-Firma y pos-firma.
Firma: Se escribe la rubrica a mano.
Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Tipos de oficio
Oficio Simple o Directo.- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
MEMORÁNDUM
Definición
Memorándum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual está relacionado
El memorando es una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
Características de un memorándum
- Se redacta en tercera persona.
- Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
- Utiliza la construcción positiva.
- no usa rodeos de palabras.
- Las oraciones son directas y claras y cortas
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
· Nombre(s) de a quien se dirige
· Nombre(s) del remitente(s)
· Fecha
· Asunto
· Escrito redactado breve mente.
· Firma(s)
Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
CIRCULAR
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.
Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.
Características que debe reunir una circular
- Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
- Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
- Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada
CARTA
Definición
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres reimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
Formal: si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios;
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan;
Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institucion) Don/Doña (Nombre y Apellido).
Características psicológicas
Posee una actitud cortés y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
Hay un receptor y un emisor.
Características formales
Es larga y precisa.
Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
Busca dar información completa.
Características lingüísticas
•Utiliza frases largas.
•Recurre a un vocabulario exacto y cortés.....
•Usa oraciones completas organizadas correctamente. •No abrevia las palabras.
•Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
•Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes elementos:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del lugar y dia al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
- Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara
La carta también se compone de:
Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
Remitente: es quien envia la carta.
INFORME
Definición
Es un texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado
Tiene características propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesía o el drama, y aun el periodismo.
1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un público amplio.
2- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.
3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.
4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la práctica de cada caso (fórmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.
5- Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya elaboradas por la tradición, que deben respetarse.
6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.
7- Los modos básicos de un informe: La narración, la descripción, la exposición y la argumentación
Contenido de los informes
Los informes varían mucho en cuanto a su extensión y estructura, de acuerdo con la práctica de la organización para lo cual son escritos. Pero, básicamente, todos se ajustan a un contenido común que comprende:
a) Propósito: todo informe contiene una exposición declarada del propósito o finalidad con que se expresa (¿Para que?).
b) Método o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, técnica o método empleado en la recolección de datos o en la investigación, para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la información que se le proporciona (¿Cómo?).
c) Hechos: Incluye también una descripción o narración de los hechos encontrados, en forma objetiva, lógica, clara y analítica (¿Qué?).
d) Análisis y discusión: La información que se proporciona debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor.
e) Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la opinión o el punto de vista del autor; o con una recomendación al lector para asociarlo en la decisión; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (¿Qué debe hacerse?).
Estructura del informe
Estos contenidos suelen agruparse según las normas de las institución dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un informe debería organizarse en la siguiente forma:
1- Cubierta: Autor(es), Título,: Lugar, Editorial, Año, Páginas.2- Tabla de Contenido: Sumario e índices.3- Cuerpo: Propósito - Método o procedimiento –Hechos – Análisis y discusión – Conclusiones, recomendaciones o solicitud.4- Apéndices: Bibliografía . Ilustraciones, gráficos o todo otro material complementario.
Este esquema es naturalmente ideal o convencional. Si el informe es corto, puede agregar do o más partes en una sola o prescindir de alguna.
Los informes largos, pueden dividirse en subtítulos para facilitar su lectura, comprensión y recordación. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designación o numeración:
Existen muchos tipos de informes según la función que se les da. Los principales son:
Informe formal: tiene un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos ya establecidos por la empresa o institución (Preliminar, en marcha, final, diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual)
Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha investigado académicamente según un método científico o técnico, es la expresión del resultado de esa investigación. Se usa en las escuelas y especialmente en las Universidades. (Al ser un informe complejo, la monografía tiene sus propias reglas y estructura que lo diferencia de los demás ejemplos. Posee sus propios pasos, presentación, tipo de letras y márgenes, etc.)
Tesis: Designa la proposición que se mantiene con razonamiento para llegar a una conclusión válida, fundada.
Orales: Finalmente cabe decir que los informes de todo tipo pueden ser escritos, pero también pueden ser orales.
